Is er privacy op de werkvloer voor de werknemer die mailt? Mag de werknemer onbegrensd zijn gang gaan? Kleine bedrijven hebben vaak geen regels voor het internetgebruik. Maakt dat uit? In de afgelopen weken werd ik een aantal malen benaderd met vragen over deze kwesties.
Bedrijfsregels
Het is aan te raden om regels op te stellen over het gebruik van internet door de werknemer. En ook van privé gebruik van de e-mail. Hiervoor kan een reglement worden opgesteld. Maar bij een kleine onderneming ontbreekt vaak zo’n reglement. De werkgever komt in actie als er problemen zijn. In actie komen is beter dan niets doen. De werkgever kan een memo verspreiden waarin de regels worden medegedeeld waaraan de werknemers zich moeten houden. Het is wel van belang dat alle werknemers het memo ontvangen. Dat kan door ondertekening voor ontvangst of als het via mail is verspreid, een leesbevestiging te vragen.
Zo’n memo kan heel simpel luiden dat het gebruik van internet voor privé doeleinden verboden is. En dat bijvoorbeeld privé mail alleen in de pauze mag worden verzonden en beantwoord.
Ook kan bijvoorbeeld de regel zijn dat het niet toegestaan is om mobiele telefoon, Ipad, laptop of wat dan ook tijdens werktijd bij zich te hebben. Zodat tijdens werktijd niet gebeld, gechat, ge-apped of ge-sms-ed of wat dan ook mogelijk is. En dat het gebruik van internet niet mogelijk is.
Als na het verspreiden van zo’n memo de werknemer de regel overtreedt, dan is het afhankelijk van de ernst van de overtreding wat de volgende stap is. Een laatste waarschuwing of ontslag op staande voet.
Een praktijkvoorbeeld: de werkgever verspreidt een memo waarin geen gebruik van internet wordt toegestaan. Twee maanden later volgt een laatste waarschuwing wegens gebruik van privételefoon tijdens werktijd. Vier maanden later wordt de werknemer betrapt op internetten via een kassa. Uit de geschiedenis blijkt dat een half uur internet bezocht is voor privé zaken. In die tijd is er niet gewerkt! Er volgt ontslag op staande voet. De rechter vindt dat het ontslag op staande voet terecht is gegeven. Als u de hele uitspraak wilt lezen, klikt u hier.
Schade door veel mailen, sms-en of appen
Niet gewerkte tijd door internetten, appen, sms-en en dergelijk kan leiden tot een schadevergoeding aan de werkgever! Een rechter heeft een berekening van een werkgever geaccepteerd over de niet gewerkte tijd door appen. De werknemer moet het ontvangen loon terugbetalen.
De niet gewerkte tijd werd als volgt berekend: uitgaande van 1255 berichten en een (gemiddelde) tijdsduur van 2,5 à 3 minuten per bericht, vermenigvuldigd met het uurloon inclusief vakantietoeslag, schat de kantonrechter de niet gewerkte tijd/de schade die werkgever heeft geleden op afgerond € 1.500,- bruto. Het betrof een zaak bij de Rechtbank Zeeland-Westbrabant.
De werkgever in die zaak, had de volgende regeling over internet gebruik: Incidenteel en beperkt gebruik voor persoonlijke doeleinden van de elektronische communicatie-middelen is toegestaan. Ook bij dit gebruik dienen de regels van zorgvuldigheid, integriteit en goede naam in acht te worden genomen. Dus beperkt gebruik was toegestaan. Als je vermoed dat er geen beperkt gebruik is, hoe ga je dit dan onderzoeken? Hoe zit dat met de privacy van de werknemer?
Privacy en controle
Het Europese Hof heeft onlangs een uitspraak (Barbulescu tegen Roemenië) gedaan over het recht op privacy op de werkplek. Het Hof geeft aan dat een werkgever het recht heeft om de werknemer te controleren. Het gaat hier om het controleren of de werkzaamheden juist en zorgvuldig worden uitgevoerd. Wel dient bij de controle rekening te worden gehouden met het privé leven van de werknemer. Naast de controle maatregelen moeten er adequate waarborgen zijn tegen misbruik. Deze criteria worden voor de dagelijkse praktijk als volgt ingevuld.
De werknemer moet op een duidelijke wijze vooraf zijn geïnformeerd over de controle maatregel. De werknemer hoort of leest over de aard van de controle, de reikwijdte, de omvang en wijze van controleren. Wordt alleen naar de stroom van berichten gekeken of ook naar de inhoud? In welke gevallen wordt gecontroleerd? Hoe lang wordt gecontroleerd?
De werkgever moet afwegen of er een minder ingrijpend controle middel mogelijk is. Als dat niet mogelijk is dan moet het gekozen middel op een zo min mogelijke wijze ingrijpend zijn. Bijvoorbeeld door niet de inhoud van berichten te bekijken.
En staat het doel van de controle in verhouding met de inbreuk op de privacy.
Heeft u vragen over een maatregel bij u op het werk, neem dan even contact met mij op. Of wilt u als werkgever een controle gaan uitvoeren, vraag dan even na of deze maatregel voldoet aan de hiervoor genoemde uitgangspunten.
Ik ben te bereiken op 06-54288049 en mail@bertbutter.nl.
